Obie prezentacje zostały przygotowane przez przedstawicieli ambasady Republiki Południowej Afryki w Warszawie, na czele z Christianem Bothą, pełniącym funkcję chargé d’affaires. W spotkaniu uczestniczyli także Daniel Stemmer – Pierwszy Sekretarz Ambasady oraz Ntokozo Langa, reprezentująca Południowoafrykańską Organizację Turystyczną.
W imieniu władz samorządu województwa małopolskiego przedstawicieli ambasady RPA oraz uczestników spotkania powitał Sekretarz Województwa Małopolskiego, Wojciech Piech, który podziękował gościom z Republiki Południowej Afryki za inicjatywę zorganizowania spotkania i wyraził nadzieję, że przyczyni się ono do wzrostu zainteresowania małopolskich inwestorów i touroperatorów kierunkiem południowoafrykańskim.