Zadania związane z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego, przypisane samorządowi województwa, w Małopolsce realizuje Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie, pełniąc funkcję instytucji właściwej w koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Rola ROPS polega na określeniu państwa, którego ustawodawstwo będzie stosowane w przypadku migracji jednego z członków rodziny oraz przyznania lub odmowy przyznania świadczenia przysługującego danej rodzinie
z zachowaniem zasady nie kumulowania świadczeń.
O świadczenia rodzinne, przyznawane w ramach koordynacji, mogą ubiegać się obywatele polscy, którzy podjęli legalne zatrudnienie na terenie jednego z krajów Wspólnoty lub EOG, w przypadku gdy członkowie rodziny pozostali w Polsce; obywatele UE i EOG mieszkający i pracujący w Polsce, których członkowie rodzin mieszkają w innym państwie UE; osoby bezrobotne pobierające zasiłek dla bezrobotnych, których członkowie rodzin mieszkają w innym państwie UE; emeryci i renciści, którzy przemieszczają się lub przemieszczali w okresie swojej aktywności zawodowej w obrębie UE oraz osoby będące sierotami po pracowniku, który podlegał ustawodawstwu jednego lub kilku państw Wspólnoty.
Niektóre państwa członkowskie uzależniają prawo do nabycia świadczeń od tego, jak długo dana osoba pracowała i była ubezpieczona lub czy i jak długo mieszka na ich terytorium. Obywatele państw członkowskich mogą korzystać z prawa do świadczeń, jeśli ich wyjazd zawiązany jest z :
- wykonywaniem pracy w innym państwie członkowskim (nie dotyczy pracowników oddelegowanych na okres poniżej 12 miesięcy)
- podjęciem pracy u zagranicznego pracodawcy
- podjęciem pracy na własny rachunek w innym państwie członkowskim
- podjęciem studiów w innym państwie członkowskim
Jeśli spełnione zostały powyższe warunki osoba przebywająca na terenie państw członkowskich bądź państw EOG powinna udać się do instytucji właściwej i złożyć stosowny wniosek. Kraj miejsca wykonywania pracy wysyła drogą urzędową formularze z serii E 400, do instytucji właściwej miejsca zamieszkania pozostałych członków rodziny, celem ustalenia ich sytuacji rodzinnej i bytowej.
Zwykle cała procedura w Polsce trwa około trzech miesięcy - termin ten regulowany jest rozporządzeniami wspólnotowymi. Instytucja właściwa w Polsce po otrzymaniu wymaganych dokumentów wypełnia formularze i przesyła je do właściwej instytucji miejsca wykonywania pracy, na podany w części A w pkt. 5 formularza E 411 adres (dlatego miedzy innymi na tym formularzu wymagana jest pieczęć instytucji właściwej). Instytucja miejsca wykonywania pracy ustala prawo do zasiłku rodzinnego stosując ustawodawstwo obowiązujące na terenie danego państwa członkowskiego.
Zanim jednak dojdzie do wymiany formularzy pomiędzy właściwymi instytucjami państw członkowskich należy, stojąc na straży zasad koordynacji, ustalić państwo zobowiązane w pierwszej kolejności do wypłaty świadczeń rodzinnych. Ustalając je kierujemy się dwoma podstawowymi regułami:
1. zasada pierwszeństwa ustawodawstwa wykonywania pracy (państwem właściwym do wypłaty jest państwo wykonywania pracy)
2. zasada pierwszeństwa ustawodawstwa zamieszkania członków rodziny
(w przypadku gdy aktywność zawodowa jest wykonywana w dwóch państwach).
Pojecie aktywności zawodowej na użytek ustalenia państwa w pierwszej kolejności zobowiązanego do wypłaty świadczenia rodzinnego definiuje Decyzja 207 z dnia 07.04.2006r. I tak wykonywanie działalności zawodowej wynagradzanej lub na własny rachunek, okres czasowego wstrzymania tej działalności na skutek choroby, macierzyństwa, wypadku przy pracy, choroby zawodowej lub bezrobocia
z utrzymaniem wynagrodzenia lub przyznaniem odpowiednich świadczeń
(z wyłączeniem rent i emerytur lub jeszcze z racji urlopu, strajku lub lock – out-u) jest traktowana jako aktywność zawodowa.
Podsumowując ROPS jest organem właściwym do wydania decyzji ustalającej prawo do zasiłku rodzinnego w przypadku, gdy występuje element koordynacji.
W pozostałych sytuacjach o świadczenia rodzinne należy ubiegać się we właściwej terytorialnie gminie.
