Organizatorem wydarzenia, które odbyło się w ratuszu miejskim, była Ambasada Rzeczpospolitej Polskiej w Brukseli, Stałe Przedstawicielstwo Rzeczypospolitej Polskiej przy Unii Europejskiej oraz Stałe Przedstawicielstwo Rzeczypospolitej Polskiej przy NATO, a także przedstawicielstwa polskich regionów Brukseli. Wśród zaproszonych gości znaleźli się wysocy przedstawiciele instytucji europejskich oraz dyplomaci akredytowani w Brukseli.
Warto dodać, że w trakcie wydarzenia zorganizowano loterię, w której jedną z głównych nagród tj. weekendowy pobyt w Krakowie dla 2 osób, ufundowała firma 4Travel. Nagrodę zwycięzcy wręczył marszałek Jacek Krupa.