Ranking przygotowany został przez tygodnik samorządowy „Wspólnota”. Jak pokazują wyniki niskimi kosztami utrzymania administracji w wysokości niespełna 22 zł na 1 mieszkańca może pochwalić się Województwo Śląskie. Najgorzej w rankingu wypada Województwo Warmińsko-Mazurskie z kwotą aż 47 zł.
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego znalazł się na drugim miejscu. W ubiegłym roku wydaliśmy 26 zł na mieszkańca. To znacznie mniej niż w 2009 i 2008 r., kiedy byliśmy na trzeciej pozycji, a lepsze od Małopolski były nie tylko Śląsk, ale też Województwo Wielkopolskie. To pokazuje, że od kilku lat wydatki na administrację w naszym regionie stale malały. Obniżanie kosztów funkcjonowania urzędu to efekt m.in. odejścia od pojedynczych zamówień oraz inwestycje w nowoczesne technologie. Oszczędności przyniósł elektroniczny system obiegu dokumentów, który znacznie skrócił czas pracy urzędników i pozwolił zaoszczędzić na materiałach biurowych.
Autorzy rankingu wskazują, że koszty funkcjonowania administracji są uzależnione od wielkości jednostki samorządowej. Oznacza to, że najtrudniej oszczędzać na administracji małym jednostkom. Jak pokazały lata 2008-2010 najwięcej w administracji samorządowej wydano na wynagrodzenia, ekspertyzy, zakup usług i wyposażenie. Wynika to z faktu przekazywania samorządom kolejnych zadań publicznych i koniecznością zapewnienia ich należytej obsługi przez urzędników. W przypadku samorządu regionalnego związane jest to z wdrażaniem regionalnych programów finansowanych z pieniędzy europejskich. Oszczędzano za to na zakupach materiałów i remontach bieżących.
Przygotowany przez „Wspólnotę” ranking pokazuje także zestawienie wydatków na administrację miast i gmin wiejskich. Wśród gmin powyżej 10 tys. mieszkańców przoduje Chełmiec. Ta małopolska gmina zanotowała w minionym roku najniższe wydatki na administrację w swojej kategorii. Tuż za nią znalazły się Łącko, Oświęcim i Nowy Targ. Jeśli chodzi o powiaty poniżej 75 tys. mieszkańców to na pierwszym miejscu w rankingu znalazł się powiat proszowicki – ponad 67 zł.
Sposobów na szukanie racjonalnych oszczędności w administracji jest wiele: od ograniczania wydatków na materiały biurowe i telefony po szukanie alternatywnych form zatrudnienia. By ograniczyć koszty zwłaszcza związane z koniecznością wynajmowania przez urzędy pomieszczeń na dodatkowe biura niektóre gminy decydują się coraz częściej na wprowadzenie systemu telepracy. Dotychczas rzadko spotykane rozwiązanie pozwala zatrudnionym osobom na prace w domu przez Internet. Po stronie Urzędu jest wyposażenie pracownika w komputer i telefon.
