Od chwili uzyskania pierwszego certyfikatu w 2004 roku, Urząd Marszałkowski nieprzerwanie utrzymuje certyfikat - początkowo Systemu Zarządzania Jakością, a od roku 2006 certyfikat Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
Urząd Marszałkowski jest jedynym urzędem regionalnej administracji samorządowej posiadającym wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania złożony z czterech systemów:
- PN-EN ISO 9001:2009 (System Zarządzania Jakością),
- PN-N 18001:2004 (System Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy),
- PN-EN ISO 14001:2005 (System Zarządzania Środowiskowego),
- PN-ISO/IEC 27001:2007 (System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji).
Przyznanie następnego certyfikatu dla Urzędu (poprzedzone wyróżnieniem w I edycji Nagrody Prezesa Zarządu Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji przyznanym 9 listopada 2009 r.) jest wyrazem uznania dla starań Urzędu w zakresie ciągłego udoskonalania pracy w oparciu o najnowocześniejsze wzorce międzynarodowe.
Utrzymywanie certyfikowanego Zintegrowanego Systemu Zarządzania pozwala uzyskać określone korzyści zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne (w aspekcie organizacyjnym, ekonomicznym, społecznym).
Wśród najważniejszych korzyści wewnętrznych wymienić należy m.in.:
- uporządkowanie całego obszaru zarządzania Urzędem (przejrzysty podział zadań, kompetencji, odpowiedzialności, uprawnień), co przekłada się na sprawną realizację zadań oraz właściwą współpracę między komórkami organizacyjnymi w Urzędzie;
- usystematyzowanie dokumentacji wewnętrznej oraz zapewnienie zestandaryzowanych sposobów jej nadzorowania;
- zapewnienie możliwie najwyższego poziomu komunikacji wewnętrznej (m.in. poprzez wykorzystywanie narzędzi teleinformatycznych usprawniających przepływ informacji takich jak wewnętrzna sieć informatyczna Intranet);
- efektywne zarządzanie posiadanymi zasobami (stosowanie budżetu zadaniowego, systemu służby przygotowawczej, systemu rozwoju zasobów ludzkich, u systemu ocen pracowników Urzędu);
- zapobieganie nieprawidłowościom poprzez stały monitoring funkcjonowania Urzędu (Zintegrowany System Zarządzania poszerzył spektrum wewnętrznych metod oceny działalności Urzędu poprzez narzędzia takie jak audyty wewnętrzne, półroczne przeglądy zarządzania czy też Powszechny Model Oceny CAF, które pozwalają poznać mocne i słabe strony Urzędu oraz wskazują obszary wymagające doskonalenia).
Natomiast najważniejszymi korzyściami zewnętrznymi są m.in.:
- skuteczna komunikacja oraz współpraca z otoczeniem zewnętrznym przekładająca się na wzrost zadowolenia podmiotów zewnętrznych z funkcjonowania Urzędu,
- zwiększenie wiarygodności jako instytucji właściwie zarządzającej środkami finansowymi (w tym środkami pomocowymi),
- kształtowanie pozytywnego wizerunku Urzędu na zewnątrz, którego potwierdzeniem są liczne nagrody i wyróżnienia przyznane Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Małopolskiego (najważniejsze osiągnięcia Urzędu z roku ubiegłego to m.in. zdobycie GODŁA – najwyższej nagrody w Programie Certyfikacyjnym Inwestor w Kapitał Ludzki, wyróżnienie w projekcie pn. European Monitor of Government Communication oraz wyróżnienie w ramach pierwszej edycji Nagrody Prezesa Zarządu Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji S.A., podczas obchodów „Polskiego Dnia Jakości”).
Warto również przypomnieć, że w roku 2009 Urząd uczestniczył w projekcie badawczym realizowanym przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji o nazwie „Zdiagnozowanie potencjału administracji samorządowej, ocena potrzeb szkoleniowych kadr urzędów administracji samorządowej oraz przygotowanie profili kompetencyjnych kadr urzędów administracji samorządowej”. Podczas konferencji podsumowującej projekt, która odbyła się w dniu 21 stycznia 2010 r. omówione zostały wyniki przeprowadzonych badań, na tle których Urząd prezentuje się jako jeden z wzorcowych urzędów regionalnej administracji samorządowej.
Certyfikat jako początek dalszego doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania
Certyfikat przyznany został na okres trzech lat, w trakcie których Urząd ponownie będzie pod stałym nadzorem audytorów z Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji S.A. w Warszawie. Audytorzy PCBC S.A. przeprowadzą w odstępach rocznych dwa audyty nadzoru mające potwierdzić efektywne funkcjonowanie i permanentne doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
W celu dalszego rozwoju oraz doskonalenia zarządzania w najbliższym czasie planowane jest wdrożenie i certyfikacja w Urzędzie Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym oraz wdrożenie zarządzania ryzykiem.
Wdrożenie Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym ma związek z przyjętą w kraju „Strategią Antykorupcyjną”, która szczególny nacisk kładzie na przejrzystość procedur administracyjnych poprzez eliminowanie uznaniowości urzędników. Wdrożenie Systemu poprzez opracowanie systemowych procedur ma zminimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń korupcyjnych.
Kolejnym rozwiązaniem będzie wdrożenie w Urzędzie zarządzania ryzykiem, co pozwoli kontrolować ryzyko oraz minimalizować stopień jego oddziaływania na funkcjonowanie Urzędu.
