Przejdź do informacji o dostępności Przejdź do strony głównej Przeskocz do menu Przeskocz za menu Przeskocz do głównej treści Przejdź do mapy strony

Historia wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania w UMWM

  1. Zarząd Województwa Małopolskiego wyraża wolę wdrożenia w Urzędzie systemu zarządzania jakością według wymagań normy ISO 9001:2000 oraz wyznacza spośród kierownictwa Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością w osobie Dyrektora Urzędu.
    - Powołanie zespołu dokumentującego system zarządzania jakością oraz zespołu audytorów systemu zarządzania jakością.
    - Zidentyfikowano 66 procesów oraz określono macierz powiązań procesów.
  2. Przyjecie Polityki jakości Urzędu Marszałkowskiego województwa Małopolskiego - ogół zamierzeń i celów organizacji dotyczących jakości w sposób formalny wyrażonych przez najwyższe kierownictwo - misja i cele strategiczne.
  3. Przejęcie Księga Jakości stanowiącej podstawową dokumentację Systemu Zarządzania Jakością obejmującej:
    - zakres systemu zarządzania jakością oraz uzasadnienie wszelkich wyłączeń,
    - udokumentowane procedury lub odwołanie do nich,
    - opis współoddziaływania procesów.
  4. Audyt certyfikacyjny Systemu Zarządzania Jakością (październik 2004 roku).
    Wynikiem pierwszego audytu niezależnej jednostki certyfikującej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego była pozytywna ocena i przyznanie certyfikatu Systemu Zarządzania Jakością.
  5. Samoocena wg modelu CAF (styczeń 2005 roku).
  6. Deklaracja Zarząd Województwa Małopolskiego wyrażająca wolę wdrożenia w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego w Krakowie Zintegrowanego Systemu Zarządzania poprzez rozbudowę istniejącego Systemu Zarządzania Jakością o system zarządzania środowiskowego według wymagań normy PN-EN ISO 14001:2005, system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, według wymagań normy PN-N-18001:2004 oraz system zarządzania bezpieczeństwem informacji, według wymagań normy PN-I-07799-2:2005.
    Opracowanie koncepcji integracji wdrożonego w Urzędzie systemu zarządzania jakością z wdrażanym systemem zarządzania środowiskowego oraz dalsza integracja z wdrażanym systemem zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy i systemem zarządzania bezpieczeństwem informacji.
  7. Przyjęcie Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania, opartej na Polityce Jakości i Polityce Środowiskowej.
    Powołanie Zespołu ds. utrzymania i rozwoju Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ) w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego.
    W wyniku prac Zespołu skonsolidowano procesy realizowane w Urzędzie i zredukowano ich ilość z pierwotnej liczby 66 do 36. Ponownie zdefiniowano nazwy procesów, ich cele, a także mierniki pozwalające określić stopień spełnienia tych celów.
  8. Wyznaczenie Administratora Bezpieczeństwa Informacji w Urzędzie Marszałkowski Województwa Małopolskiego oraz określenia jego zakresu odpowiedzialności.
  9. Wprowadzenie procedury pozyskiwania opinii klientów dla doskonalenia procesów pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego określającej zasady badania satysfakcji klientów Urzędu (wrzesień 2005 roku).
  10. Przyjęcie Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
    Księga definiuje zakres Zintegrowanego Systemu Zarządzania, na który składają się system zarządzania jakością o raz system zarządzania środowiskowego, opisuje realizowane procesy i dokumentację systemową.
  11. Audyt nadzoru Systemu Zarządzania Jakością, będący jednocześnie audytem certyfikacyjnym Zintegrowanego Systemu Zarządzania, obejmującego wdrożenie wymagań normy jakościowej i środowiskowej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego (październik 2005 roku).
    W wyniku przeprowadzonego audytu Komitet Techniczny podjął decyzję o przyznaniu dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego certyfikatu potwierdzającego spełnienie przez Zintegrowany System Zarządzania w Urzędzie wymagań normy jakościowej PN-EN ISO 9001:2001 oraz normy środowiskowej PN-EN ISO 14001:2005.
  12. Druga Samoocena wg modelu CAF (marzec 2006 roku).
  13. Aktualizacja Księgi Procesów (czerwiec 2006 roku).
    Konsolidacja procesów oraz identyfikacja nowych wynikających z wdrożenia Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higiena Pracy oraz Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. Liczę procesów zredukowano z 36 do 25. Ponownie zdefiniowano nazwy procesów, ich cele a także doprecyzowano mierniki pozwalające określić stopień spełnienia tych celów.
  14. Opracowanie i integracja dokumentacji dla właściwego funkcjonowania systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania (lipiec 2006 roku).
  15. Przyjęcie Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania wynikającej z wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością, Systemu Zarządzania Środowiskowego, Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy oraz Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
  16. Przyjęcie Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania uwzględniającej kolejne dwa elementy: system zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.
  17. Polska Nagroda Jakości (listopad 2006 roku).
  18. Audyt nadzoru dla systemu zarządzania jakością i systemu zarządzania środowiskowego oraz audyt certyfikujący dla dwóch nowych systemów: systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy oraz systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (listopad/grudzień 2006 roku)
  19. Aktualizacja Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
    Aktualizacja wynika z wdrożenia działań doskonalących z przeprowadzonego w 2006 roku audytu nadzoru oraz aktualizacji normy PN-ISO/IEC 27001:2007.
  20. Nowe wydanie (drugie) Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
  21. Audyt nadzoru Zintegrowanego Systemu Zarządzania (grudzień 2007 roku).
  22. Trzecia Samoocena wg Modelu CAF 2006 (luty 2008 roku).
  23. Aktualizacja Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
  24. Nowe wydanie (trzecie) Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
  25. Audyt nadzoru Zintegrowanego Systemu Zarządzania (grudzień 2008 roku).
  26. Nowe wydanie (czwarte) Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
  27. Audyt odnowienia certyfikatu Zintegrowanego Systemu Zarządzania (grudzień 2009 roku).
  28. Aktualizacja Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania w związku z wdrażaniem nowego komponentu ZSZ tj. Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym.
    W Polityce  ZSZ  uwzględnione zostały  dodatkowe wymagania polityki antykorupcyjnej (deklaracja została rozszerzona o aspekt antykorupcyjny). Zaktualizowano oraz dodano  nowe cele strategiczne, odniesiono się do Strategii Antykorupcyjnej państwa, a także zgodnie z wymaganiami Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym uwzględniono informację o ewentualnych sankcjach wynikających z nieprzestrzegania niniejszej Polityki.
  29. Aktualizacja Księgi Procesów (wrzesień 2010 roku).
    W związku z wdrożeniem przez Urząd Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym koniecznym okazała się modyfikacja procesów Zintegrowanego Systemu Zarządzania, w wyniku czego nastąpiła zmiana liczby realizowanych procesów z 25 na 23.
    Ponadto na podstawie rekomendacji z audytów: certyfikacyjnego oraz audytu nadzoru – w aspekcie ciągłego doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego – podjęte zostały prace zmierzające do dalszej integracji procesów ZSZ i wyodrębnienia osób odpowiedzialnych za procesy ZSZ.
  30. Nowe wydanie (piąte) Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
    Nowe wydanie Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania (wydanie piąte) zostało zaktualizowane pod kątem wymagań implementowanego Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (SPZK), a także pod kątem wewnętrznych i zewnętrznych regulacji prawnych.
    Do najistotniejszych zmian dokonanych w Księdze ZSZ (wydanie piąte) wynikających z implementacji SPZK należą: aktualizacja Deklaracji Marszałka Województwa Małopolskiego (pkt.2), rozszerzenie katalogu celów strategicznych w kontekście nowego Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (pkt. 3.3), aktualizacja wykazu procesów oraz macierzy procesów ZSZ w Urzędzie (pkt.4.1) - w związku ze zmianą Księgi procesów, uszczegółowienie wykazu dokumentacji ZSZ w Urzędzie oraz zapisów dot. nadzoru nad dokumentami (pkt. 4.2), aktualizacja zapisów dotyczących Polityki ZSZ (pkt. 5.3), aktualizacja zagadnień związanych z odpowiedzialnością i uprawnieniami (pkt. 5.5) oraz związanych z przeglądem zarządzania (pkt. 5.6), a także określenie sposobu monitorowania realizacji mierników procesów oraz zasad doboru personelu nadzorującego realizację procesów (pkt. 8.2.3).
  31. Audyt nadzoru Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ) połączony z audytem certyfikacyjnym Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (listopad 2010 roku).
    Był to już siódmy audyt systemu zarządzania, któremu poddał się Urząd. Audyt certyfikacyjny Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (SPZK) stanowił zwieńczenie prac nad wdrożeniem wymagań tego systemu i jego powiązaniem z funkcjonującym w Urzędzie Zintegrowanym Systemem Zarządzania.
  32. Aktualizacja Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania pod kątem wewnętrznych i zewnętrznych regulacji prawnych (wydanie szóste).
    Najistotniejsze zmiany dotyczą: aktualizacji wykazu procesów oraz macierzy procesów ZSZ w Urzędzie w związku ze zmianą Księgi procesów.
  33. Audyt nadzoru Zintegrowanego Systemu Zarządzania (grudzień 2011 roku).
    Był to już 8 audyt systemu zarządzania, któremu poddał się Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego w Krakowie począwszy od 2004 roku. Otrzymany  certyfikat ZSZ Nr JBSIK-2/1/2010 potwierdza spełnienie przez Urząd wymagań norm: PN-EN ISO 9001:2009, PN-N-18001:2004, PN-EN ISO 14001:2005 i PN-ISO/IEC 27001:2007 oraz wymagań dodatkowych SPZK (zatwierdzone do stosowania w lutym 2010 r.) w następującym zakresie: „Kreowanie i realizacja zadań regionalnej administracji publicznej na rzecz rozwoju  Małopolski  z uwzględnieniem doskonalenia ich jakości i wpływających na poprawę walorów środowiska naturalnego, bezpieczeństwa i higieny pracy, bezpieczeństwa informacji poprzez tworzenie przejrzystych i jednoznacznych procedur postępowania zmniejszających prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożeń korupcyjnych”.
  34. Nowe wydanie Księgi Procesów (grudzień 2012 roku).
  35. Aktualizacja i modyfikacja składu Zespołu ds. utrzymania i rozwoju Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ) w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego(grudzień 2012 roku).
    Ze względów praktycznych wynikających z organizacji pracy oraz faktycznej realizacji zadań w zakresie Zintegrowanego Systemu Zarządzania zmieniona została forma określenia  składu Zespołu ds. utrzymania i rozwoju ZSZ w Urzędzie. Zespół ten będą  tworzyć na poziomie departamentów merytorycznych Urzędu -  Gestorzy ds. ZSZ  (wybrani przez dyrektorów departamentów) oraz wspierająco audytorzy ZSZ i koordynatorzy procesów.
  36. Audyt odnowienia Zintegrowanego Systemu Zarządzania (styczeń 2013 roku).
  37. Zmiana Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania w wyniku XVII Przeglądu ZSZ.
  38. Zmiana formy opracowywania, zatwierdzania i rozpowszechniania dokumentów systemowych (styczeń 2014 roku).
    Wyrazem doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania, w zakresie dokumentów systemowych, jest zmiana sposobu ich opracowywania, zatwierdzania, udostępniania oraz aktualizacji prowadząca do poprawy sposobu nadzorowania dokumentów i zapisów. Nowe dokumenty systemowe, regulujące sposób spełnienia wymagań norm, będą opracowywane w nowej formie, określonej wzorami stosownych formularzy stanowiących załączniki do nowej procedury „Nadzór nad dokumentami i zapisami”. Ponadto, zgodnie z założeniami wspomnianej nowej procedury, dokumenty systemowe zatwierdzane będą bezpośrednio przez Pełnomocnika ds. ZSZ, na mocy upoważnienia wyrażonego w odrębnej Uchwale Zarządu Województwa Małopolskiego w sprawie utrzymania i doskonalenia ZSZ w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego.
  39. I Audyt nadzoru Zintegrowanego Systemu Zarządzania (styczeń  2014 roku).
  40. Aktualizacja Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania pod kątem wewnętrznych i zewnętrznych regulacji prawnych (wydanie siódme).
  41. II Audyt nadzoru Zintegrowanego Systemu Zarządzania (styczeń  2015 roku).
  42. Audyt odnowienia certyfikatu dla Zintegrowanego Systemu Zarządzania (luty 2016 r.)złożonego z konfiguracji następujących systemów:
    1) Systemu Zarządzania Jakością: według wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009,
    2) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji według wymagań normy PN-ISO/IEC 27001:2014-12,
    3) Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym: według wybranych Wymagań Dodatkowych (wydanie II) w zakresie określonym w procedurach tworzących Księgę Procedur Systemowych,
    4) Systemu Zarządzania Środowiskowego według wybranych wymagań normy PN-EN ISO 14001:2005 w zakresie określonym w procedurach tworzących Księgę Procedur Systemowych,
    5) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy według wybranych wymagań normy PN-N 18001:2004 w zakresie określonym w procedurach tworzących Księgę Procedur Systemowych.