Poniższe uregulowania mają zastosowanie do projektów, które przez zaistniałą sytuację przerwały/zawiesiły realizację wsparcia, w których możliwe jest kontynuowanie dalszych działań projektowych w formie zdalnej. Dostosowanie usług stacjonarnych do form zdalnych nie może wpłynąć negatywnie na osiągniecie określonego dla danej usługi celu. Nie wszystkie rodzaje usług są możliwe do realizacji w systemie zdalnym.
Uregulowania dotyczą następujących usług: Szkoleń, doradztwa (IPD, doradztwo zawodowe, coaching, mentoring, doradztwo biznesowe), pośrednictwa pracy, studiów podyplomowych.
I. Dopuszcza się, żeby rozpoczęte w trybie stacjonarnym formy wsparcia zostały dokończone w trybie zdalnym. Dopuszcza się również uruchamianie nowych form wsparcia w projektach, tak aby zminimalizować opóźnienia wynikające z zaistniałej sytuacji związanej z epidemią koronawirusa.
1. Umożliwia się przekształcenie realizowanego w projekcie wsparcia w formie usług stacjonarnych na usługi realizowane zdalnie, w czasie rzeczywistym. Wyjątkiem są te usługi, bądź części usług, które zawierają zajęcia praktyczne, niemożliwe do przeprowadzenia metodami zdalnymi. Przekształcenie usług stacjonarnych w formy zdalne nie wymaga aneksowania zawartych umów. Konieczne jest jednak porozumienie się stron i zaakceptowanie nowych warunków – np. w formie mailowej.
2. Usługi realizowane zdalnie w czasie rzeczywistym, to usługi odbywające się z wykorzystaniem połączeń on-line w taki sposób, że prowadzący (np. trener/doradca/pośrednik) prowadzi usługę w czasie rzeczywistym zgodnie z założeniami wynikającymi z wniosku o dofinansowanie oraz zgodnie z obowiązującymi Standardami usług w danym konkursie.
3. Uzupełnieniem realizacji usług zdalnych mogą być inne formy kontaktu z uczestnikami takie jak np. mail, czat, komunikatory internetowe, które będą służyły lepszej komunikacji i będą wspierały realizację usług zdalnych.
4. Liczba uczestników w grupowej formie wsparcia powinna umożliwić wszystkim interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach zajęć (ćwiczenia, rozmowa na żywo, chat, testy, ankiety, współdzielenie ekranu itp.). Materiały dydaktyczne mogą przybrać formę e-podręczników, plików dokumentów przygotowanych w dowolnym formacie, materiałów VOD, itp.
5. Jeżeli są uczestnicy, którzy nie mogą uczestniczyć w usługach przekształconych na usługi zdalne (np., z powodów technicznych) muszą otrzymać inną propozycję dokończenia szkolenia w terminie późniejszym.
Dla spełnienia warunków kwalifikowalności kosztów poszczególnych form wsparcia prowadzonych metodami zdalnego dostępu niezbędne jest spełnienie następujących warunków:
a) Beneficjent oraz wykonawca usług zdalnych powinien zapewnić rozwiązania techniczne umożliwiające uczestnikom w pełni zrealizować zakładany program usługi. Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze muszą zostać obligatoryjnie określone przez organizatora i zaakceptowane przez uczestnika np. w formie mailowej. Beneficjent musi mieć pewność, że uczestnik potrafi pracować w takiej formule, nie ma ograniczeń zdrowotnych, technicznych i sprzętowych czy też zobowiązań w czasie proponowanej usługi. Organizator usługi jest zobowiązany wskazać:
- platformę /rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego prowadzona będzie usługa,
- minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer uczestnika lub inne urządzenie do zdalnej komunikacji,
- minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować uczestnik,
- niezbędne oprogramowanie umożliwiające uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów,
- okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w spotkaniu on-line.
b) W przypadku, gdy usługa jest przekształcana z formy stacjonarnej na zdalną w trakcie jej trwania, Beneficjent/wykonawca ma obowiązek uzyskania akceptacji zmiany formy usługi od wszystkich uczestników. Fakt uzyskania akceptacji musi zostać udokumentowany np. w postaci zarchiwizowanej korespondencji mailowej.
c) W przypadku zmiany formy usługi ze stacjonarnej na zdalną przez podmioty wykonujące zadania zlecone w projekcie tylko w uzasadnionych przypadkach Beneficjent może wyrazić sprzeciw dla zmiany formy realizacji takiej usługi i udziału w niej uczestnika projektu.
d) O wszystkich usługach realizowanych w formie zdalnej Beneficjent ma obowiązek poinformować Instytucję Pośredniczącą w przekazywanych co miesiąc harmonogramach realizacji zadań merytorycznych. Harmonogramy należy przekazywać w terminach wynikających z umowy o dofinansowanie. W przypadku konieczności aktualizacji harmonogramu po jego przekazaniu do IP, informację należy przesłać niezwłocznie, jednak nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem danej usługi zdalnej. Nie przekazanie informacji w ww. terminach skutkować będzie niekwalifikowalnością wydatków poniesionych na te usługi.
e) Beneficjent na prośbę Instytucji Pośredniczącej ma obowiązek przekazania danych dostępowych do danej usługi zdalnej niezwłocznie, najpóźniej 1 dzień przed rozpoczęciem usługi. Dostęp do usługi ze strony IP nie może wymagać żadnych dodatkowych uwierzytelnień. Wraz z dostępem należy przekazać informację o parametrach technicznych oprogramowania, konieczności instalowania aplikacji, tak aby monitoring usługi zdalnej był technicznie możliwy.
f) Wszystkie usługi realizowane zdalnie powinny być nagrywane/rejestrowane, a ich zapis przechowywany w celach kontrolnych. Nie ma obowiązku rejestrowania/nagrywania wizerunku uczestników (wideo) - na nagraniu powinien być widoczny trener, a Usługodawca powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie obecności wszystkich uczestników na usłudze (np. poprzez monitorowanie czasu zalogowania do platformy i wygenerowanie z systemu raportu na temat obecności/aktywności uczestników, czy też zebranie od uczestników potwierdzeń przekazanych mailem, że uczestniczyli w szkoleniu. Na tej podstawie powinna zostać sporządzona lista obecności w danej usłudze. Dostęp do wersji offline musi być zapewniony przez okres minimum 6 miesięcy od zakończenia usługi. W uzasadnionych przypadkach, po wykazaniu przeszkód technologicznych, dopuszcza się inny sposób dokumentowania prowadzenia zajęć niż nagrywanie, polegający na wykonaniu 2 zdjęć (zrzutów z ekranów pulpitu trenera na początku i na końcu zajęć z widoczną datą i godziną) z każdych realizowanych w trybie zdalnym usług. Zrzuty te powinny być przechowywane przez Usługodawcę, a w razie kontroli przekazane do Instytucji Pośredniczącej;
g) W związku z koniecznością rejestracji usług obligatoryjnie należy poinformować uczestników o nagrywaniu usługi ze wskazaniem wykorzystania nagrania tylko na potrzeby monitoringu, kontroli.
h) Beneficjent musi zapewnić uzyskanie wszystkich niezbędnych zgód umożliwiających rejestrowanie/nagrywanie usługi. Nagrywanie usługi i udostępnianie nagrania do celów kontroli/monitoringu nie wymaga zgody prowadzącego - jest obligatoryjne. Jeżeli prowadzący nie wyrazi na to zgody, wówczas usługa nie może się odbyć.
i) W przypadku realizacji zdalnych usług doradczych (w tym IPD, coaching, mentoring, doradztwo zawodowe, doradztwo dla firm), które z różnych względów nie będą mogły zostać zarejestrowane (na przykład z uwagi na tajemnice przedsiębiorstwa lub poufność spotkania), obowiązkowym dokumentem potwierdzającym realizację usługi zdalnej jest wypełniony i potwierdzony przez doradcę i przedsiębiorcę formularz wykonania usługi doradczej zawierający co najmniej:
- Dane uczestnika doradztwa
- Dane doradcy
- Termin doradztwa, uwzględniający zakres godzinowy
- Szczegółowy zakres doradztwa
- Wypracowane w wyniku doradztwa dokumenty (jeżeli dotyczy)
- Rekomendacje/wytyczne/zalecenia dotyczące dalszych kroków, które powinien podjąć odbiorca doradztwa (jeżeli dotyczy)
- Podpisy potwierdzające odbiór doradztwa (dopuszcza się przesłanie mailem skanów i dostarczenie oryginałów po ustąpieniu epidemii).
II. Beneficjenci w ramach realizowanych projektów zobowiązani są do dostosowania procedur i opracowania szczegółowych zasad realizacji usług w formie zdalnej w oparciu o niniejsze zasady.
1. Przy realizacji wsparcia należy pamiętać o zachowaniu jakości wsparcia i realizacji zaplanowanego celów określonych dla danej usługi.
2. Decyzję o realizacji usługi w formie zdalnej należy poprzedzić analizą. Analizę, uzasadnienie i decyzję o realizacji usługi w formie zdalnej należy udokumentować.
3. Ważnym elementem jest zapewnienie odpowiednich umiejętności osób świadczących usługi zdalne tj.:
- Umiejętności korzystania z komunikatorów internetowych audio-video oraz aplikacji umożliwiającej skanowanie dokumentów (np. Tiny Scanner) .
- Osoba realizująca usługę zdalną zobowiązana jest przejść szkolenie (przygotowanie przez pracodawcę) aby spełnić wymagania dotyczące realizacji usługi on-line.
- Umiejętności sprawnego posługiwania się komunikatorami jest podstawą do właściwego przeprowadzenia usługi.
4. W projektach należy uwzględnić warunki techniczne i lokalowe prowadzonych usług zdalnych tj. np.:
- telefon służbowy
- komputer, laptop, dostęp do internetu i telefonu
- zainstalowany komunikator internetowy audio-video
- warunki do prowadzenia usługi bez obecności osób trzecich i bez zakłóceń lub pokój doradczy
5. Wymagania dotyczące warunków technicznych i lokalowych należy określić również w stosunku do uczestników projektu, którym świadczone będą usługi w formie zdalnej np.:
- komputer z min. oprogramowaniem wymaganym do używania komunikatora, dostęp do internetu z przepustowością umożliwiająca prowadzenie rozmowy audi-video
- zainstalowany komunikator audio-video,
- możliwość uczestniczenia w szkoleniu, prowadzenia rozmowy z doradca/pośrenikiem/psychologiem/coachem bez udziału osób trzecich;
- telefon z aplikacja umożliwiająca skanowanie, w sytuacji kiedy skan dokumentacji np. Formularz zgłoszeniowy z Oświadczeniem wraz z podpisami będzie przesłany pocztą elektroniczną.
6. Obowiązkiem Beneficjenta jest identyfikacja sytuacji niecodziennych, zagrażających poprawnej realizacji usługi oraz tworzenie środków zaradczych.
7. Należy umożliwić uczestnikowi możliwość przetestowania usługi w nowych warunkach, na przykład darmową lekcję, po której uczestnik będzie mógł podjąć świadomą decyzję, czy chce w takiej formule uczestniczyć w usłudze.
8. W procedurach dotyczących usług zdalnych należy zwrócić uwagę na kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych, przyjmowaniem od uczestnika oświadczenia o przetwarzaniu danych osobowych (dla nowych uczestników), z informacją o konieczności przekazania do IP dostępu do nagrań. Dopuszcza się w okresie zagrożenia epidemiologicznego zbieranie dokumentów w postaci skanów przekazywanych drogą elektroniczną i uzupełninie oryginałów po okresie zagrożenia.
9. Uczestnicy biorący udział w usługach zdalnych muszą być poinformowani o możliwości monitorowania realizowanego wsparcia w sposób zdalny. Monitoring jest stwierdzeniem faktu odbywania się usługi lub nie zgodnie z harmonogramem przez właściwe osoby – co będzie weryfikowane przez dokumenty tożsamości widoczne na wizji. Monitoring może zakładać zadanie krótkich pytań związanych z realizacją usługi.
10. Z uwagi na zmianę formy realizacji usług należy przeanalizować wysokość stosowanych stawek i w porozumieniu z wykonawcami dostosować koszty do nowych warunków świadczenia usług.
III. Podsumowanie
Zasady zostały opracowane z wykorzystaniem zaleceń Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej w porozumieniu z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości w których określono standardy świadczenia usług rozwojowych realizowanych zdalnie. W opracowanym materiale wykorzystano również materiały opracowane w WUP w Krakowie na potrzeby realizacji wsparcia usług zdalnych w projekcie Kierunek Kariera, w tym materiał dotyczący standardów jakości. Zasady dotyczą tych usług, które z uwagi na zaistniałą sytuację nie mogą odbywać się stacjonarnie a ich zrealizowanie jest możliwe w trybie zdalnym, w czasie rzeczywistym.
Zasady mogą być rozwijane w miarę tworzenia nowych rozwiązań i powstawania nowych możliwości realizacji projektów w zmieniających się okolicznościach.
